İşletmenin günlük hareketlerini kontrol edebilmek için bilgilerin yalnızca kaydedilmiş olması yeterli değildir. Hangi tarihe ait olduğu, neyi anlattığı ve hangi işlemle ilişkili olduğu da anlaşılmalıdır. Dijital ön muhasebe kontrolünün temelinde, farklı kişilerin aynı kurallarla tuttuğu düzenli kayıtlar bulunur.
Hareketin türünü açıkça tanımlayın
Satış, tahsilat, gider ve cari hesap hareketi aynı kavram değildir. Bir tutarın hangi işlemi temsil ettiğini açıklayan bir kayıt düzeni oluşturun. Açıklama alanına yalnızca “ödeme” yazmak yerine ilgili işlem veya dönem bilgisini belirtmek daha sonra yapılacak kontrolü kolaylaştırır.
Tarih ve sorumluluk bilgisini netleştirin
İşlemin gerçekleştiği tarih ile sisteme girildiği tarih farklı olabilir. Geç girilen bir kaydın hangi döneme ait olduğunu anlaşılır biçimde belirtin. Kayıtları kimin hazırladığı, kimin kontrol ettiği ve eksik bilgi olduğunda kime dönüleceği işletme içinde belli olmalıdır.
Cari hesapları tek bir adlandırma düzeniyle takip edin
Aynı müşteri veya tedarikçinin farklı adlarla kaydedilmesi hareketlerin dağılmasına neden olabilir. Yeni hesap açmadan önce mevcut kayıtları kontrol edin. Bir hesabın adını kısaltan personel ile tam unvanını kullanan personelin aynı kaydı bulabilmesi için ortak isimlendirme kullanın.
Haftalık kontrol listesi hazırlayın
Açıklaması eksik hareketleri belirleyin.
Aynı işleme ait tekrar kayıt olup olmadığını kontrol edin.
İlgili kayıt ile destekleyen belgeyi eşleştirin.
Cari hareketlerde tarih ve taraf bilgisini gözden geçirin.
Eksik kayıtların tamamlanması için sorumlu belirleyin.
Örneğin bir giderin tutarı doğru olsa bile ne için yapıldığının yazılmaması, ay sonunda tekrar soru sorulmasına neden olabilir. Kaydı oluştururken kısa ama yeterli açıklama eklemek, sonradan hatırlamaya çalışmaktan daha sağlıklı bir düzen kurar.
Web üzerinden ön muhasebe kontrolü
MEGACHEF Dijital Muhasebe, internet üzerinden erişilen ön muhasebe kontrolü olarak ele alınmalıdır; ayrı bir mobil uygulama modülü gibi değerlendirilmez. Günlük işletme takibi için ihtiyaç duyduğunuz kayıt ve kontrol senaryolarını ekibimizle birlikte inceleyebilirsiniz.