Stok sayımının amacı yalnızca raftaki ürün adedini yazmak değildir. Fiziksel durum ile kaydın birbiriyle ne kadar uyumlu olduğunu görmek ve farkların nedenini anlamaktır. Hazırlıksız yapılan bir sayım, işlemeye devam eden depo hareketleri nedeniyle daha başlamadan belirsizlik yaratabilir.
Sayım alanını ve zamanını belirleyin
Ana depo, mutfak deposu ve kullanım alanlarını aynı başlık altında toplamak yerine her alanı ayrı değerlendirin. Sayım sürerken ürün taşınacaksa bu hareketin nasıl kaydedileceğini önceden belirleyin. Bir malzemenin hem çıkış hem varış alanında sayılması, fiziksel stok olduğundan fazla görünmesine yol açabilir.
Ölçü birimlerini standartlaştırın
Koli, paket, adet, litre ve kilogram arasındaki ilişkileri netleştirin. Açılmış ambalajlar için ekipçe aynı yöntem kullanılmalıdır. Bir kişinin yarım paketi adet, diğerinin ağırlık üzerinden kaydetmesi karşılaştırmayı zorlaştırır. Sayım listesinde ürünün hangi birimle değerlendirileceği açık olmalıdır.
Önce sayın, sonra farkı araştırın
Fiziksel miktarı kayıtlı rakama benzetmeye çalışmak sayımın amacını ortadan kaldırır. Önce görülen miktarı tutarlı yöntemle kaydedin. Sonra farkın stok girişi, transfer, tüketim veya zayiat kaydıyla ilişkisini inceleyin. Sayım sonucu, neden araştırmasına başlangıç olmalıdır.
Sayım öncesi kontrol listesi
Depo alanlarını ve sayım sorumlularını belirleyin.
Ürün adları ile ölçü birimlerini kontrol edin.
Sayım sırasında yapılacak hareketlerin yöntemini açıklayın.
Açılmış ambalajlar için ortak ölçüm biçimi kullanın.
Belirgin farkları ikinci bir kontrolle doğrulayın.
Örneğin mutfak deposunda eksik görünen bir ürün, fiziksel olarak tezgâha alınmış ancak hareketi henüz kaydedilmemiş olabilir. Böyle bir durumda yalnızca miktarı düzeltmek yerine malzemenin hangi adımda kayıttan ayrıldığını bulmak gerekir. Aynı farkın tekrarlanmaması için süreç de gözden geçirilmelidir.
Sayım sonrasında bir sorumlu atayın
Her önemli farkın açıklamasını, yapılacak düzeltmeyi ve sorumlusunu belirleyin. Sayım raporunu dosyalamak tek başına yeterli değildir; bir sonraki dönemde aynı sorun yeniden oluşuyor mu kontrol edin. MEGACHEF’in depo ve stok yönetimini değerlendirirken kendi sayım düzeninizi de paylaşabilirsiniz.